RFP360: Tehnologie emergentă pentru a elimina durerea din RFP

RFP360

Mi-am petrecut întreaga carieră în vânzări de software și marketing. M-am grăbit să aduc clienți potențiali fierbinți, să accelerez ciclul de vânzări și să câștig oferte - ceea ce înseamnă că am investit sute de ore din viața mea gândindu-mă, lucrând la și răspunzând la RFP-uri - un rău necesar atunci când vine vorba de câștigarea de noi afaceri .

RFP-urile s-au simțit întotdeauna ca o goană de hârtie nesfârșită - un proces mizerabil de lent, care impunea în mod inevitabil căutarea răspunsurilor din partea gestionării produselor, desfășurarea conflictelor legale, depanarea problemelor cu IT și confirmarea numerelor cu finanțarea. Cei care sunt familiari știu - lista continuă. Profesioniștii în marketing, vânzări și dezvoltare a afacerilor petrec nenumărate ore în mod ineficient prin examinarea răspunsurilor anterioare la întrebări repetitive, urmărirea răspunsurilor la întrebări noi, verificarea informațiilor și căutarea aprobărilor de mai multe ori. Procesul este complex, consumă mult timp și depinde de resursele oricărei organizații. 

În ciuda evoluției rapide a tehnologiei, pentru multe companii, procesul de cerere de ofertă s-a schimbat foarte puțin față de experiențele mele de la începutul carierei mele cu mai mult de un deceniu în urmă. Echipele de marketing folosesc în continuare procese manuale pentru a elabora propuneri, folosind răspunsuri extrase din orice număr de surse care pot locui în foi de calcul Excel, documente Google partajate și chiar arhive de e-mail.

Acestea fiind spuse, nu numai că ne dorim cu disperare ca procesul de cerere de ofertă să fie mai eficient, ci industria începe să o solicite, unde software-ul emergent are un impact extraordinar asupra peisajului de cerere de ofertă.

Avantajele software-ului RFP

Dincolo de a face mai puțin dureroasă construcția unui RFP; stabilirea unui proces rapid, repetabil pentru RFP-urile poate avea un impact direct asupra veniturilor. Aici intervine tehnologia RFP emergentă.

Software-ul RFP centralizează și catalogează întrebările și răspunsurile obișnuite într-o bibliotecă de conținut. Cele mai multe dintre aceste soluții sunt bazate pe cloud și susțin colaborarea în timp real între managerii de propuneri, experții în materie și aprobătorii la nivel executiv.

În special, RFP360 permite utilizatorilor să: 

  • Salvați, găsiți și refolosiți conținutul cu o bază de cunoștințe personalizată
  • Lucrați cu colegii la aceeași versiune a unui singur document
  • Alocați întrebări, urmăriți progresul și automatizați mementourile
  • Automatizați răspunsurile cu AI care identifică întrebările și selectează răspunsul corect
  • Accesați baza de cunoștințe și lucrați la propuneri în Word, Excel și Chrome cu pluginuri.

Răspuns desktop

Ca urmare, utilizatorii unui RFP360Soluția de gestionare a propunerilor a raportat că au reușit să reducă dramatic timpul total de răspuns, să mărească numărul de oferte de preț pe care sunt capabili să le finalizeze și, în același timp, să își îmbunătățească ratele de câștig globale.

Am răspuns la 85 la sută mai multe oferte de oferte anul acesta decât anul trecut și ne-am mărit rata de avansare cu 9 la sută.

Erica Clausen-Lee, director de strategie la InfoMart

Cu răspunsuri mai rapide, veți avea mai multe oportunități generale pentru a oferi răspunsuri consistente, exacte și eficiente, care sunt mai susceptibile de a câștiga afacerea.

Sporiți coerența RFP

Folosind baza de cunoștințe a platformei, utilizatorii pot stoca, organiza, căuta și reutiliza cu ușurință conținutul trecut al propunerii, oferindu-le un avans în răspunsurile RFP. Un hub centralizat pentru conținutul propunerii vă împiedică echipa să rescrie răspunsurile existente, permițându-vă să colectați date și să păstrați cele mai bune răspunsuri pentru o utilizare viitoare.

Avem siguranța că știm că cunoștințele noastre sunt sigure și coerente. Nu trebuie să ne facem griji că vom pierde expertiza IMM-urilor dacă cineva renunță sau își ia o vacanță. Nu petrecem ore întregi căutând răspunsuri anterioare și încercând să ne dăm seama cine face ce, deoarece toate întrebările și răspunsurile sunt chiar acolo în RFP360.

Beverly Blakely Jones de la National Geographic Learning | Studiu de caz Cengage

Îmbunătățiți precizia RFP 

Răspunsurile incorecte sau depășite pot fi greu de prins, chiar și pentru cel mai experimentat membru al echipei. Atunci când este asociat cu termenul limită de întoarcere rapidă care apare frecvent pe o cerere de ofertă, riscul de a furniza informații compuse defectuoase. Din păcate, informațiile inexacte pot fi, de asemenea, extrem de costisitoare, deoarece vă pot costa chiar afacerea pe care doriți să o urmăriți. Un răspuns incorect la cererea de ofertă poate duce la excluderea din considerente, negocieri prelungite, întârzieri în contractare sau mai rău.

Software-ul RFP bazat pe cloud abordează această problemă, permițând echipelor să își actualizeze răspunsurile de oriunde și oricând, cu încrederea că știu că schimbarea se reflectă la nivel de sistem.

De exemplu, acest tip de funcționalitate este un instrument excelent de utilizat atunci când un produs sau serviciu suferă actualizări frecvente care trebuie incluse într-un răspuns standard. În multe cazuri, confruntându-se cu acest tip de schimbare, echipele trebuie să parcurgă o întreagă organigramă pentru a se asigura că actualizările sunt adoptate instituțional și apoi să urmeze fiecare membru pentru a se asigura că a fost făcută la nivel individual, verificând de asemenea fiecare propunere înainte ieși. E istovitor.

Software-ul RFP bazat pe cloud gestionează aceste modificări pentru întreaga afacere și servește ca un singur centru de compensare pentru conținutul în evoluție.

Sporiți eficiența RFP

Cel mai mare beneficiu al software-ului RFP este cât de repede este îmbunătățită eficiența - în felul său, timpul necesar pentru a construi un RFP folosind acest tip de tehnologie este comparabil cu diferența dintre conducerea coastă-la-coastă și zborul. Multe soluții software RFP, inclusiv RFP360, sunt, de asemenea, bazate pe cloud, ceea ce permite o implementare rapidă, ceea ce înseamnă că rezultatele sunt aproape instantanee.

Time to value (TtV) este ideea că există un ceas care urmărește cât durează un client de la contractul semnat până la „momentul ah-ha” când înțeleg pe deplin valoarea și deblochează potențialul software-ului. Pentru software-ul RFP, acest moment se întâmplă de obicei la câteva săptămâni de la semnarea contractului atunci când utilizatorul lucrează cu echipa de experiență a clienților la prima lor RFP. Răspunsurile standard și prima propunere sunt încărcate în sistem, apoi momentul ah-ha - software-ul recunoaște întrebările și introduce răspunsurile corecte, completând în medie aproximativ 60-70 la sută din cererea de ofertă - într-un moment. 

Am descoperit că interfața RFP360 era cea mai intuitivă și mai ușor de pornit și de utilizat. A existat o curbă de învățare foarte minimă pentru noi și a permis performanțelor noastre să crească aproape imediat.

Emily Tippins, administrator de vânzări pentru întreținerea Swish | Studiu de caz

Evoluția procesului de cerere de ofertă oferă utilizatorilor timp înapoi pentru a se concentra asupra inițiativelor strategice de nivel superior. 

Cu siguranță ne-a făcut mai eficienți. RFP360 ne-a redat timpul și ne-a permis să alegem cu adevărat proiectele noastre. Nu mai suntem frenetici. Putem inspira adânc, ne putem concentra pe a fi strategici și ne putem asigura că alegem proiectele potrivite și oferim răspunsuri de calitate.

Brandon Fyffe, asociat la dezvoltarea afacerilor la CareHere

Must-Haves pentru tehnologia RFP

  • Afaceri dincolo de RFP-uri - Software-ul de răspuns nu este doar pentru RFP-uri, puteți gestiona, de asemenea, cererile de informații (RFI), chestionarele de securitate și due diligence (DDQ), solicitările de calificări (RFQ) și multe altele. Tehnologia poate fi utilizată pentru orice tip de formular standardizat de întrebări și răspunsuri cu răspunsuri repetabile.
  • Cea mai bună utilizare și asistență din clasă - Nu oricine lucrează la RFP-uri este un super utilizator. RFP-urile necesită contribuții de la mai multe departamente și experți în domenii cu niveluri diferite de abilități tehnice. Alegeți o soluție ușor de utilizat și intuitivă, cu asistență excelentă pentru clienți.
  • Experiență și stabilitate - La fel ca în cazul oricărui furnizor de tehnologie SaaS, vă puteți aștepta la actualizări și îmbunătățiri regulate de la tehnologia RFP, dar asigurați-vă că compania are experiența de a oferi caracteristici cu adevărat utile pe care vă puteți baza.
  • Baza de cunoștințe  - Fiecare soluție RFP ar trebui să includă un hub de conținut care să poată fi căutat, care să permită utilizatorilor dvs. să colaboreze cu ușurință și să ofere actualizări la răspunsurile atribuite acestora. Căutați o soluție care să folosească AI pentru a potrivi întrebările obișnuite cu răspunsurile lor.
  • Plug-in-uri și integrări inteligente - Tehnologia RFP ar trebui să funcționeze cu programele pe care le utilizați. Căutați pluginuri care vă permit să vă folosiți baza de cunoștințe în timp ce lucrați la răspunsul dvs. în programe precum Word sau Excel. Software-ul ar trebui, de asemenea, să se integreze cu aplicațiile cheie CRM și de productivitate pentru a vă susține fără probleme procesele RFP existente.

Pierdeți mai puțin timp și câștigați mai multe oferte de preț

RFP-urile sunt despre câștig. Acestea sunt concepute pentru a ajuta cumpărătorul să decidă cine este cel mai bun și cu cât puteți dovedi mai repede că afacerea dvs. se potrivește cu factura, cu atât mai bine. Software-ul RFP accelerează procesul pentru a vă lua în considerare mai repede, pentru a încheia mai multe afaceri și pentru a vă oferi și mai multe oportunități de a câștiga.

Pe măsură ce echipele de marketing devin și mai aliniate și colaborează cu operațiunile de venituri, tehnologia RFP devine și mai crucială pentru proces. Cererea de răspunsuri rapide la RFP nu dispare. Așadar, nu așteptați până nu mai puteți suporta adoptarea tehnologiei care vă economisește timp la RFP-urile dvs. Concurenții tăi cu siguranță nu o vor face.

Solicitați o demonstrație RFP360

Ce părere ai?

Acest site folosește Akismet pentru a reduce spamul. Aflați cum sunt procesate datele despre comentarii.