Fluxuri de lucru: cele mai bune practici pentru automatizarea departamentului de marketing de astăzi

Workflow

În era marketingului de conținut, a campaniilor PPC și a aplicațiilor mobile, instrumentele vechi precum pixul și hârtia nu își au locul în peisajul de marketing dinamic de astăzi. Cu toate acestea, de nenumărate ori, specialiștii în marketing revin la instrumente învechite pentru procesele lor vitale, lăsând campaniile vulnerabile la erori și comunicări greșite.

De punere în aplicare Fluxuri de lucru automatizate este una dintre cele mai inteligente modalități de a elimina aceste ineficiențe. Cu instrumente mai bune, marketerii își pot identifica și automatiza sarcinile cele mai repetitive și greoaie, minimizând riscul de erori și creând o plasă de siguranță pentru a preveni pierderea documentelor într-o căsuță de e-mail. Simplificând fluxurile de lucru, specialiștii în marketing obțin ore înapoi în săptămâna lor pentru a planifica și executa campanii detaliate mai rapid și mai eficient.

Automatizarea este un simplu punct de plecare pentru a împinge activitățile comune, de la recenzii creative ale conceptelor la aprobări bugetare, în viitor. Cu toate acestea, nicio transformare nu are lipsa provocărilor sale. Acestea sunt două dintre principalele puncte de dificultate pe care le întâmpină organizațiile atunci când avansează cu automatizarea fluxului de lucru și modul în care specialiștii în marketing pot naviga în jurul lor:

  • Educație: Adoptarea cu succes tehnologia de automatizare a fluxului de lucru depinde de sprijinul întregului departament (sau al organizației). Tehnologia inovatoare - și în special automatizarea - a stârnit îngrijorări cu privire la securitatea locurilor de muncă de la revoluția industrială. Această anxietate, care de multe ori nu provine din tehnologie, ci din simpla teamă de necunoscut, poate deraia adoptarea înainte de a începe chiar. Cu cât liderii de marketing își educă echipele despre valoarea automatizării, cu atât va fi mai ușor să atenueze stresul schimbării. La începutul procesului de educație, automatizarea trebuie poziționată ca un instrument care elimină elementele nedorite ale locurilor de muncă ale marketerilor. , nu ca o mașină care va înlocui individul. Rolul automatizării este de a elimina sarcinile minore, cum ar fi lanțurile lungi de e-mail pe tot parcursul unui proces de aprobare. Demonstrațiile specifice rolurilor sau sesiunile de coaching sunt o modalitate de a permite angajaților să vadă din prima manieră modul în care ziua lor de muncă se va îmbunătăți. Cuantificarea timpului și a efortului pe care personalul îl va economisi în sarcini comune, cum ar fi revizuirea editării creative sau aprobările contractuale, oferă specialiștilor în marketing o înțelegere mult mai tangibilă a modului în care tehnologia va avea impact asupra lor de zi cu zi.

    Dar educația nu se poate încheia cu o întâlnire de jumătate de zi sau antrenament. Permițând utilizatorilor să învețe în ritmul propriu, prin sesiuni de coaching individual și resurse online, împuternicesc specialiștii în marketing să se ocupe de procesul de adoptare. În această privință, specialiștii în marketing ar trebui să fie implicați îndeaproape la dezvoltarea acestor resurse. În timp ce decizia de a trece digital poate veni de sus în jos, iar departamentul IT va fi probabil cel care va dezvolta fluxurile de lucru, specialiștii în marketing vor cunoaște în cele din urmă cazurile lor de utilizare și nevoile proiectului. Crearea materialelor de învățare adaptate activităților specifice departamentului de marketing în locul jargonului IT oferă utilizatorilor finali un motiv pentru a fi mai investiți în efortul de adoptare.

  • Procese definite: Regula „gunoi în, gunoi în afara” se aplică în totalitate automatizării fluxului de lucru. Automatizarea unui proces manual defect sau slab definit nu va rezolva problema de bază. Înainte ca fluxurile de lucru să poată fi digitalizate, departamentele de marketing trebuie să fie capabile să își codifice procesele pentru a se asigura că sarcinile inițiale declanșează acțiunile secvențiale adecvate. În timp ce majoritatea companiilor își înțeleg fluxurile de lucru în termeni generali, aceste procese includ de obicei o serie de pași aparent mici, care sunt luați de la sine înțeles și adesea uitați în timpul tranziției digitale. trecând la faza de imprimare. Cu toate acestea, pașii întreprinși spre semnare și părțile implicate în procesul de editare pot diferi foarte mult între mai multe departamente. Dacă specialiștii în marketing sunt capabili să codifice procesul unic pentru fiecare sarcină, stabilirea unui flux de lucru este un proces simplu.

    Automatizarea oricărui proces de afaceri necesită o înțelegere profundă a pașilor, a oamenilor și a guvernanței implicate pentru a evita ambiguitatea care poate influența negativ rezultatul final. Pe măsură ce tehnologia fluxului de lucru este pusă în acțiune, specialiștii în marketing ar trebui să fie critici în examinarea eficacității proceselor automatizate în comparație cu omologii lor manuali. În cele mai bune situații, automatizarea fluxului de lucru este un efort iterativ care ajută departamentele de marketing să se îmbunătățească constant.

Oportunități nesfârșite

Stabilirea fluxurilor de lucru automatizate ar putea fi punctul de plecare al unei tranziții digitale mai mari la locul de muncă. Departamentele de marketing sunt deseori ostatice de fluxuri de lucru incetinite și ineficiente, lăsând mai puțin timp pentru planificarea și implementarea campaniei. Automatizarea, atunci când este planificată și pusă în aplicare cu cunoștințe complete despre provocările care pot apărea, este un pas în direcția corectă. Odată ce fluxurile de lucru sunt la locul lor și funcționează fără probleme, specialiștii în marketing pot începe să se bucure de productivitatea și colaborarea crescută care vin cu fluxurile de lucru automatizate definite.

SpringCM Workflow Designer

SpringCM Workflow Designer oferă o experiență de utilizator modernă pentru a configura fluxuri de lucru pentru acțiuni întreprinse pe un fișier, folder sau chiar de la sisteme externe, cum ar fi Salesforce. Automatizați sarcinile administrative, începeți fluxurile de lucru avansate sau etichetați documente și rapoarte. De exemplu, puteți crea reguli pentru a direcționa automat un document individual sau un grup de documente conexe către un anumit folder. Sau definiți etichete personalizate care pot fi căutate, care se sincronizează cu sistemele de gestionare a relației cu clienții (CRM) și care se leagă automat de anumite documente pentru a ajuta la urmărire și raportare.

Șablon de flux de lucru SpringCM

Reguli inteligente vă permit să faceți automatizarea semnificativă a proceselor cu codificare redusă sau deloc. Direcționați automat contracte sau documente către persoane din interiorul sau din afara echipei dvs. Fluxurile de lucru avansate sunt utile în special în timpul generării de contracte sau de documente atunci când puteți utiliza date predefinite pentru a reduce erorile umane, automatiza distribuția pentru aprobare și arhivați versiunile aprobate cu o interacțiune minimă a utilizatorului.

Căutarea precisă permite utilizatorilor să urmărească rapid un document căutând metadate, cum ar fi data de începere a contractului sau numele clientului. Puteți defini cum să etichetați documentele în funcție de nevoile lor specifice de afaceri. Aceste etichete se pot sincroniza cu CRM-urile pentru a menține echipele de vânzări care lucrează cu aceleași date despre clienți și pot fi folosite pentru a urmări contractele care conțin clauze non-standard sau negociate.

Ce părere ai?

Acest site folosește Akismet pentru a reduce spamul. Aflați cum sunt procesate datele despre comentarii.