Platforme de date pentru clienți Instrumente de marketing Activarea vânzărilor, automatizare și performanță

Cum să configurezi Google Forms pentru a completa automat foile de calcul cu ajutorul rezumatului prin inteligență artificială

Douglas KarrSeptembrie 19, 2025

6 minute citite

Formulare Google în Foi de calcul folosind Sumarizare și Declanșare prin inteligență artificială

Colectarea și analizarea feedback-ului clienților este esențială pentru creștere. Cu Spațiul de lucru GoogleFormularele Google oferă o modalitate perfectă de a captura răspunsuri și de a le importa direct în Foi de calcul Google, unde inteligența artificială poate genera automat rezumate.

Această integrare transformă datele brute în informații utile cu un efort minim. Dar de ce este această configurație revoluționară în comparație cu alternativele? Și cum pot companiile din marketing și vânzări să o valorifice? Să analizăm.

Cuprins

De ce este dificil acest lucru pe alte platforme

Instrumente precum Typeform, SurveyMonkey sau Jotform excelează în designul ușor de utilizat al formularelor, dar integrarea lor cu foi de calcul și sumarizarea prin inteligență artificială pare adesea ca rezolvarea unui puzzle din care lipsesc piese. Iată de ce:

Integrări fragmentateExportul răspunsurilor în foi de calcul necesită de obicei utilizarea unor servicii terțe plătite, cum ar fi Zapier or Faceți suporterii vedetele spectacolului, evidențiați contribuțiile noilor veniți și distrați-vă! Nu vă fie teamă să colaborați și să acordați credit altor grupuri care se ocupă de probleme similare. Prezentați-vă la cauzele lor, karma este reală!Acestea adaugă costuri și complexitate la configurare, cu potențiale întârzieri în sincronizarea datelor.
IA nativă limitatăDeși unele platforme oferă analize de bază, sumarizarea precisă bazată pe inteligență artificială - informații contextuale din răspunsuri deschise - este rară fără codare personalizată sau suplimente costisitoare. De exemplu, funcțiile de inteligență artificială ale SurveyMonkey sunt limitate la niveluri premium și nu sunt transmise nativ în foi de calcul.
Obstacole de scalabilitateGestionarea unui volum mare de răspunsuri poate duce la API limite sau exporturi manuale, ceea ce face ca analiza în timp real să fie o corvoadă. În schimb, ecosistemul Google este gratuit pentru funcțiile de bază, se scalează fără efort și încorporează inteligența artificială Gemini direct în Formulare și Foi de calcul pentru funcționalități instantanee, fără cod.

Această abordare nativă Google economisește timp, reduce erorile și păstrează totul într-un spațiu securizat și colaborativ – ideală pentru echipele care jonglează cu mai multe instrumente.

Cazuri de utilizare în marketing și vânzări

Pentru echipele de marketing, această configurație transformă sondajele pentru clienți în mine de aur de informații. Imaginați-vă că rulați un formular de feedback post-campanie: Răspunsurile sunt trimise automat către Foi de calcul, unde inteligența artificială rezumă sentimentele, cum ar fi 80% au lăudat umorul reclamei, dar au semnalat timpi de încărcare lențiMarketerii pot itera rapid strategiile de conținut fără a fi nevoiți să analizeze sute de comentarii.

În vânzări, este o forță în generarea de lead-uri. Un formular de contact de pe site-ul dvs. captează detalii despre potențiali clienți și punctele lor slabe. Apoi, inteligența artificială îi clasifică automat (de exemplu, Cerere demonstrativă cu intenție ridicată) sau rezumă nevoile lor (Clientul potențial frustrat de prețurile concurenței - sugerează o reducere la pachetReprezentanții de vânzări primesc o vizualizare gata de utilizare a fluxului de vânzări, care crește ratele de închidere prin prioritizarea clienților potențiali. Întreprinderile mici pot urmări rentabilitatea investiției în webinarii, în timp ce întreprinderile analizează feedback-ul global pentru o comunicare personalizată - totul fără introducere manuală a datelor.

Rezultatul? Luarea mai rapidă a deciziilor, implicarea sporită și creșterea bazată pe date, cu inteligența artificială care se ocupă de munca grea.

Ghid pas cu pas: Configurarea

Ești gata să construiești? Acest proces durează mai puțin de 10 minute și necesită un cont Google (funcțiile Gemini necesită un abonament Workspace, cum ar fi Business Standard sau un add-on Gemini). Vom crea un formular, îl vom conecta la Sheets și vom adăuga un câmp de sumarizare bazat pe inteligență artificială.

Pasul 1: Creați-vă formularul Google

Accesează Formulare Google și faceți clic pe „+” pentru a începe un formular gol.
Adăugați întrebările: Includeți cel puțin un tip deschis (răspuns scurt sau paragraf) pe care inteligența artificială să îl rezume - de exemplu, „Ce v-a plăcut cel mai mult la produsul nostru?”
Personalizați după cum este necesar: Adăugați un titlu, o descriere și setări de răspuns (de exemplu, limitați la unul per utilizator).
Previzualizare și testare: Faceți clic pe pictograma ochi pentru a vă asigura că fluxul este corect.

Sfat profesionist: EuDacă ești pe Workspace Labs, folosește Gemini Ajută-mă să creez să redacteze formularul dintr-o solicitare precum Sondaj de feedback al clienților pentru un instrument SaaS.

creare-formulare-google-cu-inteligență-ai

Pasul 2: Legați răspunsurile la o foaie de calcul Google

În formular, faceți clic pe Răspunsuri în partea de sus.
Faceți clic pe pictograma verde Foi de calcul (sau Mai multe > Selectați destinația pentru răspunsuri).
Alege Creați o nouă foaie de calcul (sau selectați unul existent).
Clic CreazăRăspunsurile vor fi acum completate automat într-o filă nouă în Foaie, cu marcaje temporale și răspunsuri în coloane.

Această configurație asigură că fiecare trimitere actualizează Foaia în timp real - nu sunt necesare exporturi.

Pasul 3: Adăugați un câmp de sumarizare AI în Foi de calcul

Deschideți foaia de calcul conectată (va apărea în contul dvs. Drive).
Într-o coloană nouă (de exemplu, coloana F, etichetată „Sumarizare”), selectați primul rând de date (de exemplu, rândul 2).
Introduceți formula IA: =AI("Summarize the key feedback from this response in one sentence, highlighting sentiment.", A2:M2)

Înlocui A2:M2 cu intervalul dvs. de răspuns (de exemplu, marcaj temporal, nume, coloane de feedback).
Personalizați solicitarea: Pentru clienți potențiali, încercați =AI("Categorize this inquiry as 'hot lead', 'warm', or 'cold', and summarize needs.", C2:D2).

Apăsați Enter. Gemini generează rezumatul instantaneu.
Trageți formula în jos pentru a o aplica tuturor rândurilor. Pentru răspunsurile noi, aceasta se completează automat.

Reîmprospătați ieșirile dacă datele se modifică selectând celule și făcând clic pe „Reîmprospătați și inserați”. Dacă aveți între 3 și 200 de răspunsuri, puteți genera rezumate în bloc direct în fila Răspunsuri din Formulare pentru o prezentare generală rapidă, apoi le puteți copia și lipi în Foi de calcul, dacă este necesar.

Optimizare

Verificarea cerințelorAsigurați-vă că abonamentul Workspace este compatibil cu Gemini (de exemplu, Business Standard+). Utilizatorii gratuit primesc formulare/foi de calcul de bază, dar cu capacități limitate de inteligență artificială.
Confidențialitatea în primul rândFormularele respectă setările de partajare — colaboratorii văd și Foaia de calcul, așadar gestionați accesul prin Drive.
Ajustări avansatePentru actualizări dinamice, folosiți Apps Script pentru a declanșa rezumate la trimitere sau combinați-l cu diagramele din Sheets pentru tablouri de bord vizuale.
DepanareDacă inteligența artificială nu apare, verificați limba (deocamdată doar în engleză) sau setările de administrare.

Cu acest flux de lucru, Formularul tău Google devine un motor inteligent de date. Începe cu un formular de feedback, adaptează-te la sondaje pentru companii și urmărește cum informațiile despre afacerea ta cresc vertiginos.

Bonus: Adăugați un declanșator de e-mail pentru potențialii clienți

Puteți configura un declanșator automat de e-mailuri în Foi de calcul Google atunci când o sumarizare bazată pe inteligență artificială semnalează un client potențial ca fierbinteAceasta metodă utilizează Google Apps Script (un instrument gratuit, fără codare) pentru a monitoriza răspunsurile noi la formulare, a evalua rezumatul generat de inteligența artificială și a trimite un e-mail personalizat prin Gmail. Este o modalitate puternică de a vă asigura că echipa dvs. de vânzări primește alerte instantanee, transformând informațiile în acțiuni fără verificări manuale.

Pasul 1: Pregătiți-vă foaia

Deschideți foaia legată de formularul dvs. (din pasul 2 al articolului).
Asigurați-vă că aveți o coloană „Rezumat AI” (de exemplu, coloana F) cu formula de genul =AI(„Clasificați acest lucru ca «client potențial» (pot fi identificat ca fiind «pot fi identificat ca fiind potențial»), «client potențial» sau «client rece» în funcție de urgență și nevoi.”, C2:D2).
Adăugați două coloane noi pentru urmărire:
- Coloana G: „E-mail trimis” (formula: =IF(F2=”client potențial”, „Da”, „Nu”)—trageți în jos).
- Coloana H: „Marcă temporală a e-mailului” (se va completa automat prin script).

Pasul 2: Deschideți scriptul Apps

În Foaia ta de calcul, accesează Extensii > Script pentru aplicațiiAceasta deschide editorul de scripturi într-o filă nouă.
Ștergeți orice cod implicit și lipiți scriptul de mai jos (personalizați conform specificațiilor).

Pasul 3: Scrieți și salvați scriptul

Iată un script simplu, gata de utilizare. Verifică dacă rezumatul AI conține „clienți potențiali”, apoi trimite un e-mail către inbox-ul partajat al echipei de vânzări (sau către un anumit reprezentant).

function onFormSubmit(e) {
  var sheet = e.source.getActiveSheet();
  var row = e.range.getRow();  // The row with the new response
  var aiSummary = sheet.getRange(row, 6).getValue();  // Assuming Column F (6) is AI Summary
  
  if (aiSummary && aiSummary.toString().toLowerCase().includes('hot lead')) {
    var emailData = sheet.getRange(row, 1, 1, 8).getValues()[0];  // Grab row data (adjust columns as needed)
    var prospectEmail = emailData[2];  // e.g., Column C for prospect's email
    var prospectName = emailData[1];   // e.g., Column B for name
    var feedback = emailData[3];       // e.g., Column D for key feedback
    
    // Customize email details
    var subject = `Hot Lead Alert: ${prospectName} Needs Immediate Follow-Up`;
    var body = `
      Hi Sales Team,
      
      New hot lead from form: ${prospectName} (${prospectEmail}).
      
      Key Insights from AI: ${aiSummary}
      Original Feedback: ${feedback}
      
      Action: Reply ASAP with a personalized demo offer.
      
      Full Response Link: ${sheet.getUrl()} (Row ${row})
      
      Best,
      Auto-Lead Bot
    `;
    
    // Send to your team's email (or dynamically assign based on territory)
    GmailApp.sendEmail('sales@yourcompany.com', subject, body);
    
    // Update tracking columns
    sheet.getRange(row, 7).setValue('Yes');  // Column G: Email Sent
    sheet.getRange(row, 8).setValue(new Date());  // Column H: Timestamp
  }
}

personalizări:
- Ajustați numerele coloanelor (de exemplu, getRange(row, 6) pentru F).
- Schimbați destinatarul e-mailului sau adăugați CC-uri: GmailApp.sendEmail('sales@yourcompany.com', subject, body, {cc: 'manager@yourcompany.com'});.
- Pentru comunicarea cu potențialii clienți: Schimbați destinatarul în prospectEmail și modificați corpul pentru un mesaj de bun venit.
- Îmbunătățiți solicitarea AI în formula Sheet pentru o clasificare mai bună (de exemplu, adăugați „dacă menționează «urgent» sau «demo acum»”).

Faceți clic pe pictograma discului pentru a Economisește (denumiți proiectul, de exemplu, „Declanșator de e-mailuri pentru clienți potențiali”).
Acordați permisiuni: Rulați funcția o singură dată manual (selectați onFormSubmit din meniul derulant și faceți clic pe Run). Aprobați domeniile de aplicare Gmail/Sheets atunci când vi se solicită.

Pasul 4: Configurați declanșatorul

În Apps Script, faceți clic pe pictograma ceas (Declanșările) la stânga.
Clic + Adăugați declanșator (dreapta-jos).
Configurați:
- Funcție: onFormSubmit
- Implementare: Șef
- Sursa evenimentului: Din foaia de calcul
- Tip eveniment: La trimiterea formularului
Clic Economisește Autorizați dacă este necesar.

Pasul 5: Testează-l

Trimiteți un răspuns de test prin intermediul Formularului (de exemplu, ceva urgent, cum ar fi „Am nevoie de o demonstrație astăzi - instrumentul actual este prea lent!”).
Verificați foaia de calcul: inteligența artificială ar trebui să o marcheze drept „client potențial fierbinte”, iar e-mailul ar trebui să sosească în câteva secunde.
Monitorizați jurnalul de execuție al scriptului (în Apps Script > Execuții) pentru orice erori.

Sfaturi profesionale și depanare

Limite de rateGmail limitează la 100–1,500 de e-mailuri/zi (în funcție de planul Workspace) – suficient pentru majoritatea echipelor.
SecuritateScripturile rulează în contul dvs., așa că utilizați un „alerts@companyiata.com„pentru trimitere.
Idei avansateIntegrați-vă cu Google Calendar pentru programarea automată a apelurilor sau cu Slack prin webhook pentru notificări de echipă. Pentru clienții potențiali care nu sunt foarte activi, adăugați logică condițională pentru a-i gestiona prin e-mailuri automate.
Dacă se rupeProbleme frecvente? Verificați indexurile coloanelor sau asigurați-vă că foaia nu este filtrată. Depanați adăugând Logger.log(aiSummary); la script și vizualizând jurnalele.

Această configurație transformă Formularul tău într-o mașinărie de vânzări proactivă. Scalează-l pe mai multe formulare (de exemplu, unul pentru demonstrații, unul pentru tichete de asistență) și vei vedea creșteri ale conversiilor în cel mai scurt timp. Dacă întâmpini probleme, documentația Apps Script de la Google sau forumurile comunității Workspace au exemple excelente. Care este primul tău caz de utilizare?