Standardizarea adresei 101: beneficii, metode și sfaturi

Standardizarea adresei 101: beneficii, metode și sfaturi

Când ați găsit ultima dată când toate adresele din lista dvs. au același format și nu erau erori? Niciodată, nu?

În ciuda tuturor pașilor pe care compania dumneavoastră îi poate lua pentru a minimiza erorile de date, rezolvarea problemelor de calitate a datelor – cum ar fi greșelile de ortografie, câmpurile lipsă sau spațiile de început – datorită introducerii manuale a datelor – sunt inevitabile. De fapt, profesorul Raymond R. Panko în a lui lucrare publicată a subliniat că erorile de date ale foilor de calcul, în special ale seturilor de date mici, pot varia între 18% și 40%.  

Pentru a combate această problemă, standardizarea adreselor poate fi o soluție excelentă. Această postare evidențiază modul în care companiile pot beneficia de pe urma standardizării datelor și ce metode și sfaturi ar trebui să ia în considerare pentru a obține rezultatele dorite.

Ce este standardizarea adreselor?

Standardizarea adreselor, sau normalizarea adreselor, este procesul de identificare și formatare a înregistrărilor de adrese în conformitate cu standardele recunoscute ale serviciilor poștale, așa cum sunt stabilite într-o bază de date autorizată, cum ar fi cea a Serviciul Poștal al Statelor Unite (USPS).

Majoritatea adreselor nu respectă standardul USPS, care definește o adresă standardizată ca fiind una care este complet scrisă, prescurtată folosind abrevierile standard ale serviciului poștal sau așa cum se arată în fișierul actual ZIP+4 al serviciului poștal.

Standarde de adresare poștală

Standardizarea adreselor devine o necesitate presantă pentru companiile care au intrări de adrese cu formate inconsecvente sau variate din cauza lipsei detaliilor adresei (de exemplu, coduri ZIP+4 și ZIP+6) sau a erorilor de punctuație, majuscule, spațiere și ortografie. Un exemplu în acest sens este dat mai jos:

Adrese poștale standardizate

După cum se vede din tabel, toate detaliile adresei au una sau mai multe erori și niciuna nu respectă regulile USPS necesare.

Standardizarea adreselor nu trebuie confundat cu potrivirea adresei și validarea adresei. Deși există similare, validarea adresei se referă la verificarea dacă o înregistrare a adresei este conformă cu o înregistrare a adresei existentă în baza de date USPS. Potrivirea adresei, pe de altă parte, se referă la potrivirea a două date de adresă similare pentru a stabili dacă se referă la aceeași entitate sau nu.

Beneficiile standardizării adreselor

Pe lângă motivele evidente ale curățării anomaliilor de date, standardizarea adreselor poate oferi o serie de beneficii pentru companii. Acestea includ:

  • Economisiți timp la verificarea adreselor: fără a standardiza adresele, nu există nicio modalitate de a bănui dacă lista de adrese utilizată pentru campania de poștă directă este corectă sau nu, decât dacă e-mailurile sunt returnate sau nu au primit răspunsuri. Prin normalizarea diferitelor adrese, personalul care verifică sute de adrese poștale pentru acuratețe poate economisi ore de muncă substanțiale.
  • Reduceți costurile de corespondență: Campaniile de poștă directă pot duce la adrese greșite sau incorecte care pot crea probleme de facturare și expediere în campaniile de poștă directă. Standardizarea adreselor pentru a îmbunătăți consistența datelor poate reduce e-mailurile returnate sau nelivrate, rezultând rate de răspuns mai mari la poștă directă.
  • Eliminați adresele duplicate: formatele și adresele diferite cu erori pot duce la trimiterea de e-mailuri de două ori mai multe către contacte, ceea ce poate reduce satisfacția clienților și imaginea mărcii. Curățarea listelor de adrese vă poate ajuta compania să economisească costurile de livrare irosite.

Cum să standardizezi adresele?

Orice activitate de normalizare a adresei ar trebui să respecte regulile USPS pentru ca aceasta să fie utilă. Folosind datele evidențiate în Tabelul 1, iată cum vor apărea datele de adresă la normalizare.

Înainte și după standardizarea adresei

Standardizarea adreselor implică un proces în 4 pași. Aceasta include:

  1. Adrese de import: adunați toate adresele din mai multe surse de date – cum ar fi foi de calcul Excel, baze de date SQL etc. – într-o singură foaie.
  2. Date de profil pentru inspectarea erorilor: efectuați profilarea datelor folosind pentru a înțelege amploarea și tipul erorilor prezente în lista dvs. de adrese. Făcând acest lucru, vă puteți oferi o idee aproximativă a zonelor cu probleme potențiale care necesită remediere înainte de a efectua orice tip de standardizare.  
  3. Curățați erorile pentru a respecta regulile USPS: Odată ce toate erorile sunt detectate, puteți curăța adresele și le puteți standardiza în conformitate cu ghidurile USPS.
  4. Identificați și eliminați adresele duplicat: pentru a identifica adrese duplicat, puteți căuta numere duble în foaia de calcul sau în baza de date sau puteți utiliza exact sau potrivire fuzzy pentru a deduplica intrările.

Metode de standardizare a adreselor

Există două abordări distincte pentru normalizarea adreselor din lista dvs. Acestea includ:

Scripturi și instrumente manuale

Utilizatorii pot găsi manual scripturi de rulare și suplimente pentru a normaliza adresele din biblioteci prin diverse

  1. Limbaje de programare: Python, JavaScript sau R vă pot permite să executați potriviri neclare ale adreselor pentru a identifica potrivirile inexacte ale adresei și să aplicați reguli de standardizare personalizate pentru a se potrivi cu propriile date de adresă.
  2. Arhivele de codare: GitHub oferă șabloane de cod și USPS API integrare pe care o puteți utiliza pentru a verifica și a normaliza adresele.  
  3. Interfețe de programare a aplicațiilor: Servicii de la terți care pot fi integrate prin API pentru a analiza, standardiza și valida adresele de corespondență.
  4. Instrumente bazate pe Excel: Add-in-urile și soluțiile precum YAddress, AddressDoctor Excel Plugin sau excel VBA Master vă pot ajuta să analizați și să standardizați adresele în seturile dvs. de date.

Câteva beneficii ale parcurgerii pe această cale este că este ieftin și poate fi rapid să normalizeze datele pentru seturi de date mici. Cu toate acestea, utilizarea unor astfel de scripturi se poate destrama dincolo de câteva mii de înregistrări și, prin urmare, nu sunt potrivite pentru seturi de date foarte mari sau cele răspândite în surse disparate.

Software de verificare a adresei

Un software de verificare și normalizare a adreselor de la raft poate fi, de asemenea, utilizat pentru a normaliza datele. De obicei, astfel de instrumente vin cu componente specifice de validare a adreselor - cum ar fi o bază de date USPS integrată - și au componente de curățare și profilare a datelor din gama ieșite din cutie, împreună cu algoritmi de potrivire neclară pentru a standardiza adresele la scară.

De asemenea, este important ca software-ul să aibă CASS certificare de la USPS și îndeplinește pragul de precizie cerut în ceea ce privește:

  • Codare din 5 cifre – aplicarea codului poștal din 5 cifre lipsă sau incorect.
  • Codare ZIP+4 – aplicarea codului din 4 cifre lipsă sau incorect.
  • Indicator de livrare rezidentiala (CDI) – stabilirea dacă o adresă este sau nu rezidențială sau comercială.
  • Validarea punctului de livrare (DPV) – stabilirea dacă o adresă este sau nu livrabilă până la numărul apartamentului sau al apartamentului.
  • Linie de călătorie îmbunătățită (eLOT) – un număr de secvență care indică prima apariție a livrării efectuate în intervalul suplimentar din cadrul rutei transportatorului, iar codul crescător/descrescător indică ordinea aproximativă de livrare în cadrul numărului de ordine. 
  • Link pentru sistemul de conversie a adreselor localizabile (LACSLink) – o metodă automată de obținere a unor noi adrese pentru municipalitățile locale care au implementat un sistem de urgență 911.
  • SuităLink® permite clienților să ofere informații îmbunătățite de adresare a afacerilor prin adăugarea de informații secundare cunoscute (suită) la adresele de afaceri, ceea ce va permite secvențierea livrărilor USPS acolo unde altfel nu ar fi posibilă.
  • Și altele…

Principalele avantaje sunt ușurința cu care poate verifica și standardiza datele de adrese stocate în sisteme disparate, inclusiv CRM-uri, RDBM-uri și depozite bazate pe Hadoop și datele de geocodare pentru a produce valori de longitudine și latitudine.

În ceea ce privește limitările, astfel de instrumente pot costa mult mai mult decât metodele manuale de normalizare a adreselor.

Care metodă este mai bună?

Alegerea metodei potrivite pentru îmbunătățirea listelor de adrese depinde în întregime de volumul înregistrărilor de adrese, tehnologia și cronologia proiectului.

Dacă lista de adrese este mai mică de cinci mii de înregistrări, standardizarea acesteia prin Python sau JavaScript poate fi o opțiune mai bună. Cu toate acestea, dacă obținerea unei singure surse de adevăr pentru adrese folosind date răspândite în mai multe surse în timp util este o nevoie presantă, atunci un software de standardizare a adreselor certificat de CASS poate fi o opțiune mai bună.